Accord de sous-traitance

Quand un de vos convives réserve une table, laisse son téléphone ou reçoit un e-mail de votre part, ces données sont les vôtres. Vous décidez pourquoi elles sont collectées et ce qu'on en fait : le RGPD vous appelle le responsable de traitement. Klarr ne fait que les manipuler pour vous, sur votre demande : c'est le sous-traitant.

L'article 28 du RGPD interdit cette situation sans contrat écrit. Pas « recommande » : interdit, et l'obligation pèse sur vous comme sur nous. Le présent accord est ce contrat. Il complète les conditions d'utilisation, dont il forme une annexe, et il est accepté en même temps qu'elles.

Il ne concerne que les données de vos convives. Vos données à vous — votre compte, votre établissement, votre facturation — relèvent d'une autre relation, où EDIREF est responsable de traitement et que décrit la politique de confidentialité.

• Le responsable de traitement, c'est vous : l'établissement titulaire de l'abonnement Klarr, tel qu'identifié dans son compte.
• Le sous-traitant, c'est EDIREF, société à responsabilité limitée immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 503 428 369, dont le siège social est situé 10 rue de Penthièvre, 75008 Paris, éditrice du service Klarr.

L'article 28 exige que cet accord dise précisément sur quoi il porte. Le voici.

Les catégories de données traitées pour votre compte sont : le nom et le prénom du convive, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, la date, l'heure et le nombre de couverts de sa réservation, ses demandes particulières telles qu'il les écrit — allergies, occasion, place souhaitée —, l'historique de ses venues et de ses annulations, l'état de son consentement à recevoir vos campagnes, et le cas échéant sa participation au jeu de la roue avec le lot obtenu.

Les personnes concernées sont vos convives et, quand ils s'en servent, ceux de vos clients qui demandent un devis ou une privatisation.

Un convive peut écrire ce qu'il veut dans le champ des demandes particulières, y compris une allergie, qui est une donnée de santé au sens de l'article 9. Klarr ne réclame jamais ce type d'information et ne la traite pas autrement que comme du texte libre. C'est à vous de ne pas en solliciter.

EDIREF ne traite les données de vos convives que sur vos instructions documentées. Ces instructions sont : le présent accord, les conditions d'utilisation, et les actions que vous effectuez dans le tableau de bord — accepter une réservation, envoyer une campagne, exporter votre fichier, supprimer une fiche.

Nous ne les utilisons pas pour notre propre compte, ne les revendons pas, ne les louons pas, ne les recoupons pas d'un établissement à l'autre, et ne nous en servons pas pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle.

Si nous estimons qu'une de vos instructions viole le RGPD ou une autre règle de protection des données, nous vous en informons sans attendre et pouvons suspendre son exécution.

Si une loi de l'Union ou d'un État membre nous oblige à traiter ces données au-delà de vos instructions, nous vous en informons avant de le faire, sauf si cette loi l'interdit pour un motif d'intérêt public.

Seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service y accèdent. Elles sont tenues à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale, qui survit à la fin de leur mission.

Côté salle, c'est vous qui décidez : les comptes d'équipe permettent de donner un accès et de le retirer sans partager vos identifiants. Un accès que vous laissez ouvert reste de votre responsabilité.

Au titre de l'article 32, les mesures suivantes sont en place. Elles sont décrites telles qu'elles existent, pas telles qu'on aimerait qu'elles soient.

• Cloisonnement par établissement au niveau de la base de données. Ce n'est pas l'application qui filtre : chaque table porte des règles d'accès, et une requête qui ne présente pas les droits du bon établissement ne rend rien. Une erreur de code ne suffit donc pas à faire fuiter le fichier d'un restaurant vers un autre.
• Chiffrement en transit et au repos. Toutes les communications passent en HTTPS ; les données sont chiffrées au repos par notre hébergeur de base de données.
• Mots de passe. Nous ne les stockons pas. Ils sont gérés et hachés par notre fournisseur d'authentification.
• Coordonnées bancaires. Elles ne transitent jamais par nos serveurs : les paiements sont saisis chez Stripe.
• Accès nominatifs et révocables pour votre équipe, avec des rôles distincts selon ce que chacun doit pouvoir faire.
• Sauvegardes tenues par notre hébergeur de base de données, qui permettent de restaurer le service après un incident.
• Effacement automatique de ce qui a dépassé les durées de conservation annoncées.

Ces mesures évoluent avec l'état de l'art. Toute modification maintient un niveau de protection au moins équivalent.

Vous autorisez EDIREF à faire appel aux sous-traitants ultérieurs suivants pour exécuter le service. Chacun est lié par un contrat qui lui impose les mêmes obligations que celles du présent accord.

Avant d'ajouter ou de remplacer l'un d'eux, EDIREF vous en informe par e-mail au moins trente jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer pendant ce délai, pour un motif tenant à la protection des données. Si l'opposition ne peut être levée, vous pouvez résilier votre abonnement sans frais ni préavis, et les sommes versées d'avance vous sont remboursées au prorata.

EDIREF demeure pleinement responsable devant vous du respect par ces sous-traitants de leurs obligations.

La base de données est en Union européenne. Vercel, Stripe, Resend et Anthropic sont établis aux États-Unis : l'usage de Klarr implique donc un transfert de certaines données hors de l'Union.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, et le cas échéant par le Data Privacy Framework lorsque le sous-traitant y est certifié.

Un convive qui veut accéder à ses données, les corriger, les faire effacer ou s'opposer à leur traitement doit s'adresser à vous : vous êtes son interlocuteur, pas nous.

Le tableau de bord vous permet de répondre seul, et c'est voulu : vous pouvez consulter, corriger, exporter et supprimer une fiche client sans nous demander quoi que ce soit. Un lien de désinscription figure au bas de chaque campagne et fonctionne sans votre intervention.

Si une demande dépasse ce que le tableau de bord permet, écrivez à [email protected] : nous vous aidons dans un délai utile pour que vous teniez le vôtre. Si un convive s'adresse à nous directement, nous ne lui répondons pas sur le fond et nous vous transmettons sa demande.

Si nous constatons une violation de données touchant celles de vos convives — accès non autorisé, perte, divulgation —, nous vous en informons sans délai injustifié et au plus tard sous quarante-huit heures après en avoir pris connaissance.

Cette information précise, dans la mesure de ce que nous savons : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, et les mesures prises ou proposées pour y remédier. Si tout n'est pas connu d'un coup, nous vous le communiquons au fur et à mesure.

La notification à la CNIL et, s'il y a lieu, l'information des convives vous incombent : c'est vous le responsable de traitement. Nous vous fournissons ce qu'il faut pour le faire.

Si un traitement que vous menez avec Klarr appelle une analyse d'impact relative à la protection des données, ou une consultation préalable de la CNIL, nous vous fournissons sur demande les informations techniques dont nous disposons et qui vous manquent : nature des traitements, mesures de sécurité, sous-traitants, localisation.

À la fin de votre abonnement, vous choisissez : la restitution de vos données ou leur effacement. À défaut de choix exprimé dans les trente jours suivant la fin du contrat, elles sont effacées.

La restitution se fait dans un format structuré et lisible par une machine, depuis le tableau de bord tant qu'il est accessible, ou sur demande écrite ensuite.

L'effacement porte aussi sur les copies, sauf celles que nous sommes tenus de conserver au titre d'une obligation légale — une facture, par exemple, se conserve dix ans. Les sauvegardes sont écrasées selon leur cycle de rotation habituel et ne sont pas exploitées entre-temps.

Les modalités pratiques figurent sur la page suppression des données.

EDIREF met à votre disposition toute information nécessaire pour démontrer le respect de l'article 28. Une demande écrite à [email protected] suffit.

Vous pouvez faire réaliser un audit, par vous-même ou par un tiers indépendant que vous mandatez et qui n'est pas un concurrent d'EDIREF. Il s'exerce une fois par an au plus, sauf incident de sécurité avéré, sur préavis écrit de trente jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber le service et sans donner accès aux données d'un autre établissement. Les frais sont à votre charge, sauf si l'audit révèle un manquement grave.

Un accord de sous-traitance ne vous décharge de rien. Restent vos obligations, et elles ne sont pas de pure forme :

• disposer d'une base légale pour chaque traitement que vous menez — l'exécution du contrat pour une réservation, le consentement pour une campagne commerciale ;
• informer vos convives de ce que vous faites de leurs données et de l'identité de vos sous-traitants, EDIREF compris ;
• recueillir et conserver la preuve du consentement avant d'envoyer une campagne, et ne jamais importer dans Klarr un fichier obtenu sans base légale ;
• tenir votre registre des traitements, et désigner un délégué à la protection des données si votre activité l'exige ;
• ne donner un accès au tableau de bord qu'aux personnes qui en ont besoin, et le retirer quand elles quittent la maison.

Les instructions que vous nous donnez engagent votre responsabilité. Klarr exécute ; il ne vérifie pas que vous aviez le droit de demander.

Le présent accord prend effet à la souscription de votre abonnement et reste en vigueur tant qu'EDIREF traite des données pour votre compte.

Toute modification substantielle vous est notifiée par e-mail un mois avant son entrée en vigueur. Si elle ne vous convient pas, vous pouvez résilier sans frais avant cette date.

En cas de contradiction entre le présent accord et les conditions d'utilisation sur un point de protection des données, c'est le présent accord qui l'emporte.

Il est soumis au droit français et relève de la compétence des tribunaux de Paris. Pour toute question : [email protected].