Une expérience, c'est un moment spécial que tu vends à part, en plus de tes repas : un cours de cuisine avec le chef, une dégustation de vins, un atelier cocktails, un brunch à thème. Chaque séance a un nombre de places limité et un prix par personne. Tes clients s'inscrivent en ligne, et peuvent payer d'avance.
Ce n'est pas une réservation de table : c'est plutôt comme vendre des billets pour un petit événement.
1. Ouvrir l'écran des expériences
Dans le menu de gauche, clique sur Réservations, puis sur Expériences. (Tu peux aussi passer par la carte Expériences de ton accueil.)
À gauche, Tes expériences : celles que tu as déjà créées. À droite, le formulaire Nouvelle expérience.
2. Créer ton expérience, case par case
- Nom : ce que verra le client, par exemple « Atelier quenelle avec le chef ».
- Prix par personne, en euros.
- Description (facultatif) : en une ou deux phrases, ce qui se passe et ce qui est compris (« Deux heures en cuisine, dégustation et verre de vin compris »). C'est ce qui donne envie.
- Places par séance : combien de personnes au maximum.
- Heure de début, et Durée en minutes si tu veux l'afficher.
- Jours de la semaine : coche le ou les jours où l'expérience a lieu (par exemple tous les samedis).
- À partir du et Jusqu'au (facultatif) : pour une expérience qui ne dure qu'une saison, par exemple des ateliers de Noël en décembre. Laisse vide si elle a lieu toute l'année.
- Inscriptions closes … h avant : combien d'heures avant la séance on ne peut plus s'inscrire (par exemple 24 h, le temps de faire tes courses).
- Paiement à l'inscription :
- coché : le client paie en s'inscrivant, par carte, directement sur ton compte Stripe. Sa place n'est retenue qu'une fois payée. Il faut avoir relié Stripe : voir Connecter Stripe.
- décoché : le client s'inscrit sans payer, et règle sur place le jour même. Pratique pour une animation gratuite ou un petit prix.
- Clique sur Créer cette expérience.
3. Suivre tes séances et tes inscrits
Ton expérience apparaît dans Tes expériences, avec ses prochaines séances et les places qu'il reste.
- Les pastilles de dates : chaque prochaine séance, avec le nombre de places libres. Une séance un jour de fermeture est marquée « Fermé », et celle dont les inscriptions sont closes le dit aussi.
- La liste des inscrits : le nom, le nombre de places, la date, et le paiement (« encaissés », « en attente de paiement », ou « à régler sur place »). Clique sur l'e-mail pour écrire au client, ou sur Annuler pour annuler son inscription.
- Arrêter : l'expérience n'est plus proposée aux clients. Les inscriptions déjà prises restent.
Une place réservée mais pas encore payée reste bloquée un moment : sans ça, deux clients pourraient payer pour la même place.
Une expérience qui se tient en salle
Un dîner gastronomique en Grande salle, une soirée karaoké dans le salon : sur la fiche de l'expérience, choisis la Salle, coche Les inscrits s'assoient en salle, puis Enregistrer.
- Chaque inscription devient une tablée du service (le dîner, si la séance est à 20 h) : elle apparaît sur l'écran de service et sur le plan, avec le nom de l'expérience, et se place sur une table comme une réservation, à la main ou avec « Placer le service ».
- Ses places ne se vendent plus en réservation dans cette salle ce soir-là : plus besoin de fermer la salle à la main.
- Une inscription qui attend son paiement garde ses places une heure, puis les rend si elle n'est pas payée.
Sans la case (le réglage par défaut), rien ne change : l'expérience reste à part, en plus du service.
4. Ce que voit ton client
Tes expériences apparaissent sur ta page de réservation, dans la partie Ateliers et expériences : le nom, le prix, l'heure, la durée, la description, et les prochaines dates avec les places restantes. Le client clique sur Réserver ma place, choisit le nombre de places, donne son nom et son e-mail, et paie si tu l'as demandé.
Le paiement arrive directement sur ton compte Stripe. Klarr ne prend aucune commission.
Bon à savoir
- Les places d'une expérience sont à part de celles de tes salles. Douze places à l'atelier cocktails ne retirent pas douze couverts au dîner.
- Attention au même endroit, à la même heure : pour l'instant, Klarr ne vérifie pas qu'une séance et une privatisation ne tombent pas au même moment dans la même salle. Si ton atelier occupe la cave le samedi matin, ne la privatise pas en même temps, ou pose une fermeture sur la cave pour ce créneau.