Dans Réservations, chaque demande a un lien « Ouvrir la fiche ». La fiche réunit tout ce qui concerne cette réservation : la demande du client, son statut, la caution ou l'acompte, le devis, et les messages échangés.
Écrire au client
En bas de la fiche, écris ton message et clique sur Envoyer. Le client le reçoit par e-mail, au nom de ton restaurant.
- Sa réponse arrive dans ta boîte mail, à l'adresse de contact de ton établissement — pas dans Klarr. Sans adresse de contact, Klarr n'envoie rien : la réponse du client partirait dans le vide. Elle se règle dans ta fiche établissement.
- Toute l'équipe peut écrire : c'est souvent la salle qui demande la précision sur une allergie.
- Les messages envoyés restent sur la fiche, avec la date : chacun voit ce qui a déjà été dit.
- Un client qui n'a pas laissé d'e-mail ne peut pas recevoir de message : appelle-le.
Les modèles de message
Le bouton « Modèles de message » remplit le champ avec un texte prêt, déjà complété avec la réservation. Tu relis, tu retouches si besoin, tu envoies.
Klarr en propose sept, dans la langue du client : confirmer la réservation, demander une précision (allergies), relancer une demande sans réponse, proposer une autre date, proposer un autre espace, expliquer l'empreinte bancaire, remercier après la visite.
Tes propres modèles
Dans Réservations, le bouton « Modèles de message » ouvre la liste de tes modèles. Le gérant peut en créer, les modifier, les supprimer. Dès que tu en as enregistré un, tes modèles remplacent ceux de Klarr.
Dans le texte, ces mots entre accolades se remplacent tout seuls :
- {client} : le nom du client ;
- {date} et {heure} : la date et l'heure de la réservation ;
- {couverts} : le nombre de couverts ;
- {salle} : l'espace réservé ;
- {restaurant} : le nom de ta maison.
Retrouver ceux à relancer
En haut du carnet, deux boutons comptent ce qui attend :
- « Caution ou acompte non réglé » : les réservations à venir dont la caution ou l'acompte n'est pas encore réglé ;
- « Devis non accepté » : les réservations à venir dont le devis est en brouillon ou envoyé sans réponse.
Un clic affiche la liste ; chaque réservation mène à sa fiche, où le modèle « Relancer une demande sans réponse » ou « Expliquer l'empreinte bancaire » fait la relance en dix secondes. Les réservations passées, annulées ou refusées n'y sont pas.
Ces mêmes relances apparaissent aussi dans le bloc « À faire » de l'accueil.