Les privatisations et les groupes, de la demande à l'encaissement
Un anniversaire de trente dans votre cave, un séminaire qui prend la salle du haut, un dîner d'entreprise un jeudi soir. Le client fait sa demande sur votre page, vous envoyez le devis, il l'accepte en ligne et verse son acompte. L'argent arrive sur votre compte Stripe, sans commission.
Sans carte bancaire, sans engagement, sans commission sur les couverts ni sur les privatisations.
Comment se passe une privatisation
Vous réglez vos salles, une fois
Pour chaque salle : sa capacité, le nombre de convives à partir duquel elle se privatise, un minimum de consommation si vous en avez un, et la garantie que vous demandez. Une salle peut accepter à la fois des tables ordinaires et la privatisation, ou ne se louer qu'en entier, comme une cave.
Le client demande, en voyant vos conditions
Sur votre page de réservation, il choisit la privatisation, la date et le nombre de convives. Il voit vos conditions avant d'envoyer : minimum de couverts, minimum de consommation, acompte. Sa demande pose une option qui expire, pour qu'un simple curieux ne bloque pas votre vendredi soir.
Vous envoyez le devis, depuis la demande
Un clic sur la demande ouvre un devis déjà relié au client et à la date. Vos prestations courantes (menu groupe, coupe de champagne) sont enregistrées une fois pour toutes, la TVA se calcule par taux, vos conditions d'annulation et vos mentions s'ajoutent. Le devis est numéroté, envoyé par e-mail, et s'imprime en PDF.
Il accepte en ligne et verse son acompte
Son accord confirme la réservation et le dirige vers le paiement, sur une page Stripe. Le lien se relance avant l'échéance s'il laisse traîner. S'il refuse, il dit pourquoi : le budget, la date, le nombre de convives. Un acompte réglé par virement ou en espèces se note aussi, à la main.
Le jour venu, la salle est à lui
Une salle privatisée est entièrement retirée de la vente sur ce service : aucune table individuelle ne s'y ajoute. Et Klarr n'accepte une privatisation que si la salle est entièrement libre : on ne déplace pas des clients déjà attendus pour faire de la place à un groupe.
Ce qui est inclus
Les salles
- Une capacité par salle et une jauge par service.
- Le seuil de convives à partir duquel une salle se privatise ; en dessous, Klarr refuse poliment.
- Un minimum de consommation, en HT ou en TTC, annoncé avant la demande.
- Le déjeuner et le dîner restent indépendants : une cave privatisée à midi se reloue le soir.
L'argent
- Un acompte réellement encaissé, au forfait ou par couvert.
- Ou une empreinte bancaire : rien n'est débité, sauf défection, jusqu'au plafond que vous fixez, même pour une date dans plusieurs mois.
- Versé sur votre compte Stripe, sans commission Klarr.
- Le lien de paiement part seul quand vous acceptez, et se relance avant l'échéance.
Le suivi
- Des devis numérotés, avec votre catalogue de prestations et la TVA par taux.
- Les devis sans réponse et les acomptes non réglés dans le bloc « À faire » de l'accueil.
- Un fichier client qui se remplit de chaque réservation.
- Des expériences à places payantes, comme un atelier ou une dégustation.
Ce que Klarr ne fait pas
Pas de gestion des agences
Klarr ne gère ni les contrats ni les commissions d'agences événementielles, ni la facturation centralisée de plusieurs établissements. Un devis par demande, une réservation par groupe.
Les ateliers n'occupent pas la salle
Une séance à places limitées (un cours de cocktails, par exemple) ne compte pas dans la disponibilité de la salle. Si elle tombe en même temps qu'une privatisation dans la même pièce, rien ne le signale : posez une fermeture sur la salle.
Pas de SMS
Le devis, le lien de paiement et les rappels partent par e-mail. Le numéro de téléphone du client est demandé, mais facultatif.
Le prix
Module Réservations
29 € HT / mois
34,80 € TTC · 30 jours d'essai · privatisations, devis et acomptes inclus
Ce que vous ne payez pas
- — Aucune commission, ni sur les couverts, ni sur les privatisations.
- — Aucun frais d'installation, aucun engagement : vous résiliez en un clic depuis le tableau de bord.
- — Les seuls frais éventuels sont ceux de Stripe sur les paiements en ligne : ils dépendent de votre contrat Stripe, et Klarr n'y ajoute rien.
Questions fréquentes
Peut-on demander un acompte pour une privatisation ?
Oui, au forfait (300 € pour la cave) ou par couvert (20 € par personne). Il faut que Stripe soit connecté : le client paie par carte sur une page Stripe, et l'argent arrive sur votre compte. Tant que l'acompte est attendu, la salle reste bloquée pour lui.
Quelle différence entre un acompte et une empreinte bancaire ?
L'acompte est encaissé tout de suite. L'empreinte bancaire enregistre la carte sans rien débiter : vous ne prélevez que si le groupe ne vient pas, jusqu'au plafond fixé, et vous pouvez prélever moins. Une salle demande l'un ou l'autre, jamais les deux.
Le client peut-il accepter le devis en ligne ?
Oui. Il reçoit le devis par e-mail avec un lien. Son accord confirme la réservation et le dirige vers le paiement de l'acompte s'il y en a un. Ce qu'il a accepté est figé : si vous changez vos conditions ensuite, les siennes ne bougent pas.
Klarr prend-il une commission sur les privatisations ?
Non. Le module Réservations coûte 29 € HT / mois (34,80 € TTC), privatisations comprises, quel que soit le montant des acomptes.
Une salle peut-elle accepter des tables et des privatisations ?
Oui, c'est le cas courant de la salle principale. Klarr n'accepte la privatisation que si la salle est entièrement libre sur ce service, et une fois privatisée, plus aucune table ne s'y ajoute.